文祕工作需要哪些素質
想從事文祕工作的你是爲什麼，單單是因爲比較輕鬆？那麼你到底對此工作了解多少，知道他需要幹什麼，需要具備什麼能力呢？
文祕工作需要哪些素質篇一
(一)較高的文字水平
祕書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，祕書人員必須具備紮實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這爲文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內內容，並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風的改革，培養洗煉的文字表達能力。
(二)較強的組織能力
現代的祕書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆紮扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，祕書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。
(三)準確的判斷能力
皮貝克(美國人才代徵聘專家)說：“最重要的才能莫過於能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”爲了實現領導的指示，商務祕書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作，商務祕書必須從各個角度對問題進行思考和分析，儘快地作出判斷，準確無誤地應付，或者當機立斷地去做，不致出現失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業界的傳奇人物，美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過：“如果你已經有了95%的資料，但想再取得其餘的5%，卻還得花費六個月。到了那時，市場行情已經變了，你的資料也過時了。生活的全部要點就是：選擇時機。”可見在如今的“商戰”中，商務祕書成熟敏捷的判斷力更爲重要。
(四)敏捷的應變能力
祕書的一個主要職責就是爲上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要祕書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，祕書是上司的代表和發言人，這要求祕書默契地配合上司，幫上司打圓場，爲領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關係。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力並能在短時間內做出處理方案，這也是祕書要具備的非常重要的能力之一。
(五)廣泛的社交能力
當前，社會交往已成爲社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博採衆長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務，聯繫事務，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。
(六)掌握外語的能力
隨着市場國際化的發展和企業規模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求商務祕書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業，也要求商務祕書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，並熟練掌握外語會話、寫作的能力。
(七)計算機操作能力
美國在線公司總裁史蒂夫，凱斯說：“當多數人上網時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息，這會在一個比較完善的市場爲他們提供比較完善的信息。”商務祕書需要閱讀、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享，快捷地瞭解世界經濟發展的現狀，節約人力和時間。隨着電子商務的興起和發展，不斷提高計算機操作能力對商務祕書而言是大勢所趨。
(八)創新能力
創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務祕書的創新能力，是指創造性地貫徹領導意圖，爲領導工作提供最佳服務的能力。商務祕書參謀作用發揮如何，在很大程度上取決於其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里·哈梅爾曾說：“嶄新的思想是爲公司也爲自己創造財富的唯一途徑。”沒有創新的意識，沒有創新的思維，沒有創新的膽略，是不可能爲領導決策提供有價值的參謀建議的。
(九)運用WTO規則的能力
WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的遊戲規則體系，是一種崇尚公平、開放、規範競爭的規則網絡。中國加入WTO後，如何適應新的遊戲規則下的競爭，並運用這些規則參與競爭，是必須首先解決的關鍵問題。中國企業在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對此感慨地說：“入世後我們最大的風險不是開放，而是不熟悉規則”。作爲商務祕書，應清晰地瞭解加入WTO對本企業到底面臨哪些機遇和挑戰，甚至遊刃有餘地運用規則。在儘可能短的時間內提高自身熟悉規則、運用規則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。
祕書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結構，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身爲之奮鬥。
文祕工作需要哪些素質篇二
第一：較強的執行力。對於祕書而言，最重要的一點就是其執行力，領導和組織的意圖能準確並及時的貫徹和落實好，是一個祕書是否稱職的關鍵要素。有了好的執行力，企業的大戰略能夠得到有效的落實和推動，領導的思想和方向意願也能得到全面的體現和落實。所以對於祕書而言，一反面要從思想上高度重視，做到思想先行，另一反面要提升自身的綜合素質，做到有能力擔當。
第二：較強的文字功底。對於祕書而言，由於其所處的角色和職能定位，會經常涉及到爲領導撰寫發言材料、包括製作ppt、做會議記錄等等，這都需要祕書能具備較強的文字表達能力和較強的辦公自動化操作能力，因爲只有好的文稿才能爲領導分憂和讓領導省心，能有效的表達出領導的所思所想，同時只有精通文字處理、圖片處理等各類辦公軟件操作，才能讓文祕工作顯得規範而有序。
第三：較強的溝通協調能力。對於祕書而言，經常會將領導和決策層的意圖做一個上傳下達，才能得以很好的落實，從而才能將決策意見轉化爲生產力和戰鬥力。這就需要我們具備較強的溝通協調能力，既體現在對上級真實意圖的領悟和把握上，也體現與部門和同事的統籌設計和溝通協調上，只有這樣才能事半功倍，達到預期的效果，做到讓領導滿意，讓同事認可。
第四：較強的專業素質。如果你還認爲祕書就是做做記錄、端端茶水、提提公文包，那麼你就low了，新時期的祕書必須在做好服務的基礎上，具備較強的專業素質，因爲只有具備一定程度的專業素質，才能更好的理解領導的意圖，才能更好的貫徹落實，也才能更好的爲大家服務。比如：在一個投資公司做專職祕書，那麼我們需要了解公司的發展背景、主要業務以及未來願景，還需要更多瞭解公司投資的項目、運營模式和相關數據等等。
第五：較強的保密意識。不論是行政祕書、機要祕書、還是生活祕書，保密意識都是重要的一環。既體現了祕書的講政治、顧大局的意識，也體現了其對企業的忠誠度和認同度。對於任何一個企業或者機構而言，在不同發展時期總會有涉密的具體事務或戰略思想，祕書作爲參與人員，如不能很好履行保密職能，那麼很可能會讓公司得到較大的損失，當然對於自身發展而言，也只能呵呵了。
第六：較強的擔當能力。做人就得有擔當，做祕書更得有擔當，因爲只有敢於擔當的人，纔是能正視自己的人，纔是對企業發展負責的人。所以在工作過程中，當我們在推動工作落實的時候，要敢於加壓、敢於擔責；在遇到困難或面對失誤的時候，要敢於直視困難或正視錯誤，切忌推諉扯皮，八面玲瓏，要以較強的責任心，積極的面對企業的發展，才能得到領導的賞識和同事的肯定。
第七：較強的建言獻策能力。對於一般的祕書而言，執行力就夠了，但如果要想有更高的發展空間和舞臺的話，必須要有敢於建言獻策的思想和魄力。人無完人，不論是上市公司的老總，還是叱吒商場的精英，所思所考都會存在其漏洞或誤差甚至錯誤的地方，這就需要祕書能在閒暇之時，思考公司的發展，調研當前的環境，摸清存在的問題，並提出有建設性和參考性的意見或建議供高層決策參考，充分履行智囊團的職能，促進公司向正確軌道上科學發展。
第八：較強的大局意識。大局意識體現一個人的政治力和胸襟，只有能顧全大局、處理好個人和全局關係的人，纔是有政治擔當的人，纔是值得企業培養和依託的人，切忌說三道四、我行我素，更不能捕風捉影、陽奉陰違，當自己想法和企業發展規劃不一致的時候，要自覺講工作放在大局中去思考和定位，當有負面消息出現時，要自覺維護公司形象，當自身利益和企業利益出現矛盾時候，應優先考慮集體利益，只有公司發展好了，纔能有更好的個人發展。
