如何做一個優秀祕書

祕書既成爲領導的好幫手，又要爲領導出謀劃策;既要懂得維繫人際關係，又要善於解決各種複雜的人際矛盾;既是辦事的頂尖高手，能將各種棘手的事情處理得圓滿，又能在不越權的情況下把握好辦事的分寸;既能掌握精湛的辦公技能，又具有紮實的文字功底，擁有生花妙筆……

在很多人眼裏，祕書就是文書，只要接接電話，整理資料，做好這些不需要太多創造性的工作就能過關。但是，麥姬麗卻不這麼認爲，她說：“作爲一名祕書，我給自己的任務是，幫助領導把事業做得更好，幫助整個團體順利工作。做祕書這一項，你可以在不同的行業裏工作，這樣可以讓你學到許多東西。當你對不同的行業有了瞭解，自己也嘗試過和各類行業的人打交道，你纔有可能發現哪個工作纔是你真正合適做的。找準自己最適合的事業，你就有動力去進步。”

有了幹事業的心態，麥姬麗的發展空間一下子變大了。她發現，與其他同事相比，自己有更多機會接近領導，也多了鍛鍊才幹、展示才華的機會。做第一份祕書工作時，麥姬麗和領導合作得非常好，結果後來當領導有機會去“浪琴”發展時，也把她帶到了這家大企業。

如何做一個好祕書，這裏面的學問可謂博人精深，除了擁有足夠的“硬件沒施”以外，還應具備良好的溝通能力、組織能力、協調整能力、判斷能力、預見能力、決策能力以及隨機應變能力……這些多年的學習和磨爍，需要用心去想、去琢摩、去體會。

一、不斷學習，才能適應形勢發展的需要。祕書工作者的學習能力主要有以下三方面要素構成：一是學的能力，主要是通過觀察、發現問題並解決問題、對話以及行動等方式，攫取信息，從而建構或重構知識的過程。二是“習”的能力，主要是根據習得的知識，主動行動、反覆練習，應用知識，從而提高行動能力的過程。三是其他構成要素：包括學習的動機、態度、方法;特定學習環境;環境中的信息與知識等。

二，更好的創新能力，是祕書工作者根據一定的目的，運用已有的知識，通過思維活動，產生新認識，創造新事物的能力。當前，新世紀新階段新任務給各級祕書工作者提出了新要求，祕書必須不斷創新工作方法與工作思路，才能更好地發揮作用。

三，較強的溝通能力，是通過一定的渠道，將信息發送給接受者，並尋求反饋以達到相互理解的能力。祕書工作本身就是橋樑和紐帶，起到聯繫領導和基層工作的重要作用。祕書工作者要善於和領導溝通，領會領導的意圖，又要善於和基層的幹部羣衆溝通，準確傳達黨和政府的政策、措施以及領導的意見，及時將基層的信息傳達到上級和領導那裏，進行有效地溝通。

四，超強的決斷能力，是指按照最優化的要求，從若干準備實施的方案中選擇行動對策，能過實施以達到一定目標的能力。從一定程度上講，領導就是決策。祕書在其工作中，爲領導決策提供服務，本身也涉及大量的決策問題。因此，祕書工作者必須不斷提高自身的決策水平與決斷能力。

五，應對突發事件的能力，是預防和有效處理突發事件的能力。突發事件對各級政府和各級領導都是有害的衝擊，祕書應該成爲這種衝擊的有效的緩衝，通過自己卓有成效的工作化解、緩解危機，給領導提供有效的參考意見。