專業公司採購系統的重點、難點和突破點 調研報告

採購作爲商業企業整個經營活動的前端行爲，已經越來越被商業企業所重視。隨着現代商業的迅猛發展，集團公司、連鎖商店和跨國經營等概念的出現，現代企業的專業分工日益細分，也引入了採購與採購管理的概念。企業在實施有效的計劃、組織與控制職能等採購活動的同時，通過實施科學的採購管理，合理選擇採購方式、採購品種、採購批量、採購頻率和採購地點等，以有限的資金保證經營活動的有效開展，爲企業降低成本、加速資金週轉和提高企業經營質量發揮積極的作用。
第一部分 專業公司採購系統的重點及新出現的採購模式
在社會化大生產和商品經濟條件下，採購是工商企業生產經營活動的重要組成部分。企業對採購的依賴性越來越大，它不僅影響到企業正常的各項經營活動，而且對提高企業競爭能力，降低經營風險以及對企業的各項經濟指標的實現都具有極其重要的作用。實踐證明，企業採購模式（系統）的科學性和先進性是決定企業生存的關鍵因素。隨着市場競爭的日趨激烈，爲擴大市場佔有，保持商品價格優勢，企業對採購的要求越來越高，重點表現在：
一、隨着敏捷製造等先進生產方式的應用，要求採購活動更好地適應企業的經營方式，滿足經營活動不斷調整的需要，加速採購速度，因此，採購的及時性越來越重要。
二、爲了適應市場需求的不斷變化，企業在調整引進中不斷拓展經營範圍，因此，採購準確性的要求日益提高。
三、在價格競爭日益激烈的情況下，企業對降低成本和提高銷售利潤率等提出了更高的要求，因此，採購成本問題也就越來越引起重視。
四、爲了提高企業整體競爭力，要求在整個採購管理中，各個環節相互適應，防止彼此脫節，實現資源整合。
五、市場的開放使地域概念徹底破除，因此及時準確的信息成爲採購的重要源泉。
縱上所述，我認爲，專業公司採購系統的重點應該是：改變傳統採購方式；樹立採購管理觀念；進一步創新採購模式。
在現代企業管理模式下，採購管理的思想、方式和技術要求都發生了相應的變化。目前，一些比較有影響的專業公司採用了以下一些採購模式：
一、統合採購模式
在傳統銷售模式下，採購、庫存、配送、銷售等相互分離，各自獨立，缺乏有效的配合，難以形成總體最佳的效果。現代企業認識到上述問題，強調採購的預見性和計劃性，推行零庫存管理，實施集中採購、區域提貨等方法，同時將採購與企劃、財務、庫存、銷售等活動緊密連接起來，使得品質、價格、成本、時間、地點等都具有優勢。
二、國際採購模式
在經濟全球化推動下，企業國際化經營發展迅猛，採購的國際化方興未艾。僅以中國市場爲例，外商投資商業企業銷售額所佔我國社會消費零售總額越來越大，相反在中國採購銷往本土的商品銷售額遠遠大於在中國的銷售額。一些大型集團不僅在世界各地直接投資辦企業，開展國際銷售，而且建立全球最佳採購和供應體系，實行國際採購。比如，世界零售業的巨頭把供應樞紐——全球採購中心遷到中國內地。沃爾瑪、家樂福、麥德龍等在世界各地都有自己的採購中心。這樣就爲企業利用有限的資源、降低採購成本和企業的本土化進程提供了有效的途徑。
三、信息採購模式
在信息技術的推動下，採購管理的電子化、信息化和網絡化趨勢十分顯著。傳統的人力作業的採購方式不能滿足現代企業運營的需要，它不僅效率低、用工多、成本高、差錯多，而且缺乏優勢，不能解決多品種、小批量、地區分散、集中調配和適時、適量採購的要求。
四、定製採購模式
現代商業解決了傳統商業廠家生產什麼，自己就採購什麼、銷售什麼，實現了市場有什麼需求就銷售什麼的轉變，採取定單生產、定量生產，極大地提高了商業企業市場的被動狀況，減少了對廠家供貨的依賴。目前一些有實力的企業建立起以銷售爲導向的定製採購模式，即根據顧客的需求向供應商提出採購清單，發展大規模商業定製（貼牌生產）。定製採購的商品以商業品牌爲主，這些商品從企劃、設計等環節就有零售商參與，以零售商的品牌銷售。比如，華聯、聯華、農工商等目前都有定製採購商品。
五、共同採購模式
共同採購模式是近年來發展起來的新型採購方式，是指幾家零售商聯合向批發商或廠家採購相同的商品。近年來，共同採購開始滲透到其它領域，比如，在家庭裝潢材料採購上，顧客爲了壓低材料價格、確保材料質量，他們聯合起來向供應商集中採購，這種模式受到不少家庭的青睞。共同採購比單一採購有很多優點，由於增加了採購量，增強了討價還價的能力，降低了採購成本，提高了商品競爭能力；由於實行有計劃的發貨和配送，設施等資源得到有效利用，既減少了庫存也降低了物流成本；由於採購量大，供應商願意爲顧客獨立開發產品等。
以上幾種新的採購模式，說明採購管理與企業戰略的結合日益緊密，採購管理的戰略化方向日益明朗。
現代採購模式有六大優勢：一是可以擴大供應商比價範圍，提高採購效率，降低採購成本。二是實現採購過程的公開化，有利於進一步公開採購過程，實現適時監控，使採購更透明、更規範。三是實現採購業務操作程序化。四是促進採購管理定量化、科學化。五是實現生產企業爲庫存而採購到爲訂單而採購。六是實現採購管理向外部資源管理轉變。
20世紀90年代以後，人們更加認識到採購活動對企業經營活動的重要貢獻，企業戰略與採購管理的結合日益緊密了。
在實際操作過程中，各專業公司必須根據其專業特點的不同，採用適合自己實際情況的採購操作系統。
第二部分 公司所屬專業公司（五金、醫藥）採購系統的
現狀及難點
公司所屬專業公司是從原來的傳統商業模式轉變而來，它的前身是爲了滿足社區居民的需求而設立的一些零售網點。隨着改革開放以來，商業的改革步伐日益加快，商業企業也經歷着一系列的重大變革。原來經營的都是些經營範圍較爲廣泛的零售門店和個別規模較小的三級批發部，因此，採購這門學問或行爲不象銷售一樣受到廣泛的注意和研究。在採購的環節中，我們只重視“勤進快銷”的原則，甚至在商品短缺時期，商品也是有計劃地分配給零售企業的。
市場經濟時代的到來，賣方市場轉向買方市場，採購在企業中的地位日益顯示出來，已成爲企業經營管理中的一個重要環節，必須放到企業的經營戰略高度來重視。
近幾年來公司針對自身的狀況，加快了改革的進程，緊緊圍繞如何提升企業核心競爭力，對公司現有資源進行有效整合，通過集約經營實現降本增效，通過連鎖經營彰顯經營特色。公司在改革過程中，努力打造銷售型企業，從改變思想觀念、改造組織架構、再造業務流程、創新營銷體系着手，促進傳統批發零售業態向銷售型企業轉變。
同時，我們也意識到，一個傳統企業要解決歷史遺留的諸多問題，也不是一朝一夕能完成的。在改革的進程中，我們企業的前進步伐要比其他企業來得沉重，因此，所花的力氣也就更大。
我們現在已經清楚地看到，在傳統的採購模式下，企業已經暴露出了以下種種採購問題。
一、採購過程過多依賴手工作業。採購行爲無法形成統一的管理程序，消耗了很多時間成本和人力成本，同時由於反應速度慢，很難及時掌握瞬息變化的產品信息、供應商信息和市場行情，採購供應雙方都不能進行有效的信息溝通，互相封鎖，是典型的非信息對稱博弈過程，採購成了一種盲目行爲。
二、同供應商的關係沒有客觀地衡量標準。面對多變的市場，企業儘管很注重發展戰略伙伴聯盟，但有些採購人員仍與供應商之間摩擦不斷，供需關係是臨時的或短期的合作關係，而且競爭多於合作，企業缺乏發展新的合格供應商的渠道，即使找到新的合格供應商，實現供應商轉換的成本也比較高。
三、採購方式單一。傳統採購難以實現根據不同的商品採用不同的採購方式，因此，企業難以利用適當的採購策略來獲得更多的價格折扣，降低採購商品的價格。
四、採購流程與開銷不合理。採購流程層層審批，過於繁瑣，採購信息不共享，經常存在獨立採購和未經批准的採購現象，採購過程不透明，人爲因素難以排除，從而導致採購效率低下。
五、企業的採購數據難以彙總分析。由於採購缺乏系統的管理和控制，因此難以進行前瞻性採購，而且不利於預測和控制採購中突發問題，不利於安全庫存的控制。另外，採購部門的管理人員需要處理大量的事務工作，無法在戰略高度上擔任起所負責項目的損益分析、評估和決策，從而難以優化採購模型，使採購管理工作上一個臺階。
在傳統管理方式下，企業通過部門分工實現各部門的合理性和效率性，因此，傳統的採購部門與其他部門保持着明顯的界限，相互獨立。但從企業完整的經營活動看，各部門都是業務流程的重要組成部分，缺一不可，採購部門與其他部門的分離導致業務流程的斷裂，容易發生部門之間的衝突，這是傳統採購管理模式不合理的基本表現。
從以上的分析我們看到，目前公司所屬專業公司（五金公司、醫藥公司）所存在的問題：
兩個專業公司共性難點：供應商、商品分類管理問題以及採購控制問題；採購人員的素質問題。
各自難點：醫藥公司——採購流程的完善（再造）；
五金公司——採購信息化管理的應用。
第三部分 公司所屬專業公司採購系統的突破點及解決對策
從傳統的採購模式和我們專業公司採購系統的難點分析中我們發現：要完善公司兩大專業公司採購系統，首先要從其存在的難點上尋找突破口。
一、建立和完善供應商分類、商品分類管理系統以及採購的控制流程
1、 供應商分類管理
將企業現有的信息、供應商信息和入庫單有關信息進行組合，並記錄供應商的信用等級、質量等級、交貨週期、歷史交易價格，使企業能夠比較簡單有效地進行採購過程的監管。將供應商分爲A、B、C三個管理等級，實行不同方式的管理。此外，還可隨時查詢供應商在某時段內的供貨情況，包括商品質量、實際交易價格、日期以及平均價格等信息，通過圖表及數據列表做出比較，使查詢更直觀明朗、操作簡單。
2、 商品分類管理
將採購的商品實行ABC分類管理方法，按商品的採購量、銷售額以及庫存等要素分爲A類商品（重要）、B類商品（次要）、C類商品（一般）三個等級，然後針對不同等級分別進行管理控制。
3、 採購控制
採購環節往往是企業經營管理中較爲薄弱的一環，因此要建立採購控制流程。可以從以下幾方面入手：
（1）實物與信息同步入庫。包括：入庫作業處理、庫存控制、採購管理系統、應付帳款系統及信息流程等。
（2）財務、審計雙管齊下。包括：建立控制共建點、實行職務分離等。
（3）法律法規約束。包括：代理權法、合同法、保密法以及公司相關規章制度等。
（4）杜絕採購回扣。包括：在採購前、採購過程中和採購完成後都要有監督，做到行政監察、財務審計、制度考覈三管齊下。
二、切實提高採購人員的綜合素質
對於採購人員的選用，過去一直比較重視的是“防止作弊，杜絕收授回扣”的觀念，因此“忠厚老實”是非常重要的條件。但是隨着採購的重要性逐漸被認知,採購的複雜性也隨之日益凸現。它不再是拿錢買東面那麼簡單的事情,而變成了一門專業，採購工作不再是那些只具備忠厚老實品質的人就能夠勝任的。採購人員必須具備與工作複雜性相適應的素質和能力，通過專業化的工作和能力培訓達到甚至超過與企業和市場要求相適應的水平。因此，採購人員的選用對於企業的發展是非常重要的。作爲現代企業來講,採購人員必須具備以下幾方面的素質：
1、思想素養方面
採購工作沒有固定規則可循，加上採購行爲稽查困難，使得采購工作成爲“良心工作”。因此，覺悟高、品行端正是一個採購員應有的基本素質，只有較好的思想品德，處處爲企業大局着想,不貪圖個人私利，纔是做好採購工作的前提。因此採購人員應做到以下幾點:
（1）志士不飲貪泉之水。採購人員所處理的“訂購單”就是金錢，而採購人員本身就是財富的代表，擁有采購權的業務人員經常會被各種各樣的缺乏優勢的供應商所包圍。只有擁有正直人格的人才能給企業帶來財富,纔是企業寶貴的人力資源。
（2）敬業精神。敬業精神是指把採購工作當作一種事業來做。大家都知道擁有敬業精神是做好本職工作的基本要求，有才華的人具備了這種精神才能作出成績。採購人員敬業精神的好壞會直接影響企業供應情況。良好的敬業精神可以保證企業供應的穩定,從而保證企業各方面工作順利運行。
（3）承受困難的毅力。採購工作是一項重要、艱鉅的工作，要與企業內、外方方面面的人打交道,經常會受到來自企業內外的“責難”,採購人員具有應付複雜情況和處理各種糾紛的能力，在工作中被誤解時，能在心理上承受得住各種各樣的“壓力”。
（4）虛心、誠心、耐心。採購人員和供應商打交道的過程中往往佔據主動地位,擁有局面的控制權。但是採購人員對供應商的態度一定要保持公平互惠，尤其對一些目前還不能建立供求關係的供應商顯得尤爲重要。與供應商建立良好的合作伙伴關係過程充滿了艱辛，這要求採購人員要有足夠的耐心，有良好的涵養。只有虛心和耐心地同供應商談判，誠心誠意地與供應商交往，纔會換來對方的合作，達到我們的目的。
2、知識技能方面
知識和能力既是相輔相成又是相互獨立的。知識是能力的強大後盾,能力是知識的反映。作爲採購人員,只有專業知識是遠遠不夠的,參加實踐的能力纔是爲企業帶來財富的根源。
（1)採購人員應具備的知識
採購人員除了具備紮實的業務知識外，還應多瞭解和熟悉政策、法律知識；市場知識；社會心理知識；自然科學知識；文化基礎知識等。
（2)採購人員應具備的技能
知識不等於能力,國外心理學家研究表明,要辦好一件事,知識起的作用只有1/4,而能力起的作用佔3/4,可見能力更爲重要。要幹好採購工作,採購人員同樣應具備相應的能力,我們把採購人員具備的能力歸納爲以下幾點：