祕書怎樣進行文書處理

1、文書處理的涵義

文書處理是指機關單位在日常工作中圍繞着文書的擬製、辦理、管理所進行的系列工作。

2、文書處理的原則

及時;準確;安全;統一規範。

3、文書的行文關係

是指文書的發文機關及受文機關之間的關係。各級行政機關、單位必須按各自的權限、智能及隸屬關係行文。除特殊情況，不能越級行文。

4、在具體辦理行文的工作時，應遵循以下原則：

(1)各級機關、單位應根據其隸屬關係及職權範圍行文。

(2)一般情況下不得越級行文。

(3)向下級機關或系統內的行文需抄報上級機關並抄送同級相應平級機關。要正確確定抄送機關。

(4)需各級機關、單位協調一致的事項，未經協調一致不能單獨發文，聯合發文須經會籤。

(5)必須正確使用文書種類，確保行文質量。

(6)經公開發布的黨和國家公文，如公告、通告等應視爲正式公文，遵照執行，可不再行文。

5、收文處理程序

公文處理程序，具有確定性、連續性與規範性的特點。

(1)簽收。指對收文的鑑別、清點、覈對、檢查與履行簽註手續並接收公文的活動。要求認真核對公文的收文機關、公文數量與檢查公文封裝的情況以及是否按規定時限送達等。在確認無誤後簽字(蓋章)井註明收文時間。

(2)收文登記。公文登記的形式有：簿式、卡片式、聯單式及電腦登記等。

(3)分辦。指根據一定標準和要求將收文分送給有關部門或人員閱辦的活動。分辦爲公文確定運轉方向，關係到公文能否得到準確迅速而有效辦理的決定性程序。分辦公文，要求分清主次緩急，分清閱件與辦件，明確界定辦文單位。分辦時應專門履行登記手續;並應附上“公文處理單”與“公文傳閱單”。

(4)擬辦。擬辦，文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，共領導人批辦時參考。

(5)批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

(6)承辦。指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理覆文。

(7)催辦。指必須辦理答覆的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

(8)注辦。指對文件承辦的情況和結果，由經辦人員在文書處理單上簡要註明。主辦也稱辦復。

6、發文處理程序

(1)擬稿。擬稿就是公文的起草工作，它是發文辦理過程的起點。

(2)會商。會商是指公文內容涉及有關機關(部門)的職權範圍得其同意和配合時所進行的協商活動。它有利於維護公文的合法性、有效性，維護政令的一致。會商由發文部門主動組織，應注意協商的對象齊全沒有遺漏，可採取“跑會”、“函會”以及召集會議等多種方式集中意見。如未就有關問題取得一致意見，應及時向上級機關反映，不得擅自按照自己意見對外行文。