酒店開業籌備詳細工作計劃表範例
前言
酒店的籌備是在集團營運中心監控下,酒店事務部直接指導下,實行總經理責任制這樣展開的。首先由酒店事務部根據該酒店的檔次、規模等,派駐一位能力強、酒店與酒店管理知識豐富、有較好的人際關係技巧的總經理到職。總經理到職後,首要做下列事項:
1.與施工單位聯繫,瞭解整間會所的工程狀況及進度,酒店的規模,深切瞭解酒店事務部關於該酒店的經營方向;本月底前提交詳細開業計劃及開業倒計時錶;
2.確立酒店各部門的行政架構及部門主管級以上的人員編制,報酒店事務部審批;
3.根據實際用人情況,草擬一份各部門主管級以上人員工資及福利待遇方案送酒店事務部審批。(因爲這些職位是馬上要到職的)
4.根據各部門有關人員的到職安排與總公司確定籌備辦公室的地點,辦公用品及所需用具;
5.草擬二款合同書送酒店事務部審批,一款是聘請部門經理級以上職位的,另一款是聘請員工級職位的;
6.待酒店事務部把行政架構及主管級人員工資及福利待遇方案,二款合同書批准後就開始聘請總經理助理、財務部經理、前廳部經理、工程部經理、人力資源部主管、房務部經理、市場營銷部經理,保安部經理可稍遲一些才入職,上述的職位均由總經理聘任,酒店事務部認可籤合同而聘請的。
到這一工作環節,整個酒店的籌備工作便全面展開。下列是每個部門的籌備工作計劃(以4 個月的籌備期爲標準);
財務部(財務經理)
1.財務部籌備辦公室的設立;
包括:
(1)辦公檯椅、必要的檔櫃、保險櫃、計算機設備等;
(2)會計、出納的派任併到職(屬於個別招聘)
2.根據本部門的實際情況,酒店的規模,制定財務部的組織架構圖及人員的編制;
3.設計並印刷一些籌備期間在財務制度上需用的表格;
4.根據酒店及當地的實際情況,與總經理、總經理助理、人力資源主管一起研究。確定酒店開業後的員工工資及福利待遇,籌備期間,培訓期間的員工工資及福利待遇。(先由人力資源經理做大量的市場調查後才能確定);
5.爲應付酒店籌備期間的財務運作的需要,需提前聘請出納及會計師,並爭取在籌備最初期到職;
6.制定出酒店開業後(籌備期間也適用),酒店各部門使用外出宴請特權等程序與政策;
7.制定出籌備期間整個籌備辦採購物品的程序與政策,報銷的程序與政策;
8.在總經理的指導下,制定出整個酒店從籌備到開業前的行政費用、採購費用、員工福利待遇費用預算報酒店事務部;
9.制定本部門開業需用的物品採購列表及印刷品印刷列表;
10.在總經理的指導下,與人力資源經理研究、確定籌備期間員工的各種勞動合同;
11.與酒店事務部及供貨商研究酒店所購置的計算機系統,根據實用情況,提出改進方案;
12.制定開業前各種費用報表(每月);
13.到工地現場察看,並收集各部門的計劃,向總公司或施工單位提交會所開業時所需用的計算機(如計算機房、前臺、茶吧及娛樂部收款)的安排位置及整個酒店所需計算機終端的數量;
14.根據會所的實際情況,制定出各倉庫所需面積及數量的計劃報總經理送至施工單位(與工程部經理研究);
15.審覈各部門制定的並報至財務部的營運設備及用品採購計劃及印刷品印刷計劃;
16.跟催、協助總公司申領酒店開業時所必備的各種營業執照、許可證等;
17.根據酒店事務部提供的數據,結合實際工作情況,制定開業後酒店的財務制度及工作程序;
18.制定招聘部門主管級職位以下的員工的招聘計劃(結合整個酒店),包
括:招聘時間、地點、招聘標準、招聘程序、初試、複試的試題、錄取程序等。(特別審覈招聘廣告費、經辦費等的費用)
19.實施員工的招聘、員工到職後展開系統的培訓;
20.與各部門經理討論部門之間工作銜接及工作標準、程序等(因爲很多財務的規章制度、政策與程序是與各部門有關的);
21.對所有需採購的營業設備及用品進行多次報價並與各部門經理確定標準及款式(定樣);
22 審覈酒店客房價格、餐飲價格(特指客房送餐服務)及會員等級價格等(開業後的);
23.確定開業後各樣財務報表(分各部門)的格式及標準;
24.督促大堂吧成本會計部覈算大堂吧交來的各種菜式份量構成表,確保大堂吧的食品及飲品成本控制在酒店當局規定之下;
25.制定整個開業前的用款計劃,送酒店事務部審批。(可按月或按周
26.審覈各供貨商報價,與酒店事務部、總經理確定供貨商後,並與之簽定採購合同,酒店開業所需之營運物品全面展開採購;
27.審覈各部門提交的部門營業預算,在總經理的指導下,制定酒店開業後一年的營業預算並送酒店事務部審批;
28.計劃、安排開業前採購的大量物品的儲存地;
29.制定開業後員工的正式勞動合同(與人力資源部在一起);
30.制定開業後酒店工資明細專案;
31.對本部在培訓的員工進行考覈,檢查培訓效果;
32.檢查酒店所訂購之營業用品,營業設備及對內、對外印刷品的到貨情況;
33.加強員工的培訓,組織收銀員進行外幣兌換、鑑別及信用卡業務等的培訓;
34.完成酒店開業後對內及對外的各種財務報表在計算機的建立並對有關員工進行該項目的操作培訓;
35.結合整個酒店的計劃,制定出酒店開業的整個開業典禮的費用。並做好與之有關的準備工作;
36.理順、統籌好開業前採購之營運物品的驗收、建帳、存儲等工作;
37.與供應計算機的公司配合,徹底完成計算機系統的安裝調試,使整個系統能按酒店開業之運作要求運行;
38.由計算機公司對前臺收款員,大堂吧收款員,財務部有關人員進行使用該套計算機的培訓;
39.檢查所有的營業執照、許可證及工商稅務登記工作之完成情況;
40.做好開業前各部門領取物品的出庫、記賬;
41.大約距離開業一個月,本部員工到酒店自己的工作崗位作試運作培訓,特別是收款員,一定要把所有的收費價格熟記下來;
42.開業典禮的準備及確保酒店內各種收費價格的正確性。
人力資源部(人力資源部經理)
1.人力資源部辦公室的設立
包括:A.辦公用品及辦公設備B.祕書或文員的招聘及到職
2.根據本會所的實際情況,制定本部門的組織架構圖及人員編制;
3.收集各部門制定的組織架構圖及人員編制方案,與總經理等高層管理人員研究討論。制定出整個酒店的行政架構圖及人員編制方案,並送酒店事務部審批;
4.對當地酒店業員工工資及福利、待遇作大量的市場調查,與總經理、財務經理討論制定出酒店開業後的各級員工的工資、福利、待遇以及籌備期間員工工資、福利、待遇等,並報酒店事務部審批;
5.設計出酒店開業後需用的所有人事管理表格,交採購部作適量印刷(這些表格在籌備期間可適用);
6.制定整個酒店籌備期間,員工培訓期間的所用規章制度,特別是考勤制度;
7.與財務部討論制定出各階段、各級別員工的勞動合同,並報勞動局備案;
8.根據酒店的施工進度,收集各部門的招聘員工計劃,編制出一套完整的招工方案,並送總經理審批;
9.根據總經理批籤之招工計劃完成下列準備工作:
A.印刷員工職位申請表
B.聯繫報紙或電臺等作招聘廣告
C.確定招工地點
D.聯繫並確定員工培訓地點
E.編寫招工程式分發至有關部門
10.草擬會所《員工手冊》,反覆與總經理及各部門經理討論。定稿後,交由財務部門安排印刷,員工入職後人手一冊;
11.爲應付員工招聘後的大量培訓工作,培訓老師安排入職,並與總經理及各部門經理討論,審理各部門的培訓計劃,並最後定案。培訓部老師制定一套整體計劃:員工入職培訓、英語培訓、管理人員培訓、祕書培訓等;
12.制定本部門開業時需用的物品採購清單(特別是員工更衣櫃、員工食堂、員工倒班房、培訓器材等的採購);
13.與工程部經理及施工單位負責人到酒店工地現場察看員工更衣室(淋浴室)、衛生間、員工食堂、倒班房等的面積及位置是否合理;
14.按計劃全面展開員工招聘,經多次考覈員工被錄取後經統一體檢合格後,與他們簽定培訓期合同;
15.安排對被錄取的員工進行有系統的培訓(包括專業理論、專業操作及外語);
16.與酒店總經理、財務經理等研究確定員工的稅收保險購買等問題;
17.制定開業前、開業後人力資源部(包括員工培訓)的費用預算;
18.聯繫安排有關員工派外培訓的一切事宜;
19.制定整個酒店開業前後的工資福利費用預算,交財務部及總經理審批;
20.按部門設立員工個人檔案;
21.編寫人力資源部的操作手冊。(分人事部、培訓部);
22.人力資源部員工的培訓;
23.組織安排對培訓先進行考覈,達標者方能成爲酒店的正式員工;
24.組織、計劃、指導對員工食堂的建立及運作。
前廳部-籌備辦公室的設立;
1.包括:辦公用品及辦公設備、祕書的招聘;
2.與工程部經理聯繫,取得前廳部所管轄範圍地平面設計圖,到酒店工地現場察看,對不合理的提出修改方案(特別是前臺櫃檯,禮賓部櫃檯,商務中心